Muss ich meine Emails speichern und behalten?
Emails gelten als ganz normale Unterlagen für den Geschäftsverkehr.
Es gelten also für emails die selben Regelungen wie für den normalen papiernen Schriftverkehr.
Je nach Dokumententyp gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren.
Diese Aufbewahrungsfrist stellt den Zeitraum dar, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.
Für steuerrelevante Geschäftsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von 6 oder sogar 10 Jahre.
Die jeweiligen Fristen sind in der Abgabenordnung festgelegt:
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt nach § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO für folgende Dokumente:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
- Bankunterlagen und Kontoauszüge
- Fahrtenbücher
- Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt entsprechend für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Konkret gehören hierzu z. B:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Buchführungsprogramm
- Mahnungen
- Versicherungspolicen
- Verträge
Sind also emails Bestandteil dieser Unterlagen, sind auch entsprechend dieser Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.