Aufbewahrungsfrist
Für geschäftliche Unterlagen gelten die steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 (1) HGB.
Diese Vorschrift gilt für:
- Handelsbücher,
- Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse,
- Eröffnungsbilanzen,
- Buchungs- bzw. Buchführungsbelege,
- erhaltene Handels & Geschäftsbriefe (Rechnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen),
- verschickte Handels & Geschäftsbriefe (Rechnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen),
- Kontoauszüge,
- Unterlagen zur Sozialversicherung,
- Lohnunterlagen (Arbeitszettel, Zeiterfassung...)
Für Steuerpflichtige sind in der Regel die folgenden 2 Aufbewahrungsfristen bedeutsam:
| 6-jährige Aufbewahrungspflicht | 10-jährige Aufbewahrungspflicht |
| Empfangene Handelsbriefe | Bilanzen |
| Kontoauszüge | Einnahmen-Überschuss-Rechnung |
| Lohnkonto | Bücher |
| Lohnlisten | Buchungsbelege |
Lieferscheine: Die Aufbewahrungspflicht für empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit erhalt der Rechnung.
Beginn der Aufbewahrungspflicht: Entscheidend für den Beginn ist nicht der Ablauf des Veranlagungszeitraumes, sondern der Ablauf des Jahres in dem der zuletzt dokumentierte Geschäftsvorfall stattgefunden hat.
Beispiel: Im April 2019 wurde die Bilanz für das Jahr 2018 aufgestellt. Die Frist begann in diesem Fall mit Ablauf des Jahres 2019 und endet mit beginn des Jahres 2021.